Sinds begin dit jaar zijn de decentralisaties van overheidstaken naar de gemeenten een feit. Gemeenten hebben sinds 1 januari 2015 nieuwe zorgtaken gekregen, dankzij de WMO, participatiewet en de jeugdwet. De eerste geluiden hierover zijn vooralsnog positief te noemen, ondanks de eerdere berichtgeving over problemen bij de gemeenten. Gelukkig zijn gemeenten goed op weg en zijn ze nu klaar voor de volgende stap: de zaken intern vastleggen. Klinkt moeilijk? Nee hoor, het helpt je als gemeente juist verder op weg!

Veranderingen binnen organisaties, zoals de transitie van de zorgtaken naar de gemeenten, gaan gepaard met onzekerheid. Processen veranderen, verdwijnen of er komen geheel nieuwe processen bij; denk aan de wijkteams en de WMO-consulenten, die geheel nieuw zijn voor gemeenten.

Vanwege die onzekerheid, is het altijd goed om iets te hebben waar men als organisatie op terug kan vallen. Daarmee voorkomt je dat medewerkers, vooral in tijden van verandering, vastlopen in hun (nieuwe) werkzaamheden.

Begin praktisch

Gemeenten doen er dus goed aan om hun medewerkers te ondersteunen in deze nieuwe tijd. Een praktisch en bewezen manier is het beschrijven van werkzaamheden en processen. Het lijkt echter een hele klus om hiermee te beginnen: álle processen beschrijven is bepaald geen sinecure. Begin daarom praktisch, met antwoorden op vragen zoals ‘hoe moet ik deze aanvraag behandelen’, ‘hoe werkt dat nieuwe systeem’ of ‘wie is verantwoordelijk voor deze afhandeling’.

Dit zijn vragen die dicht bij medewerkers staan en waar vaak behoefte aan is: praktische ondersteuning in het dagelijkse werk. Vooral op de korte termijn is hiermee veel winst te behalen, omdat ‘kinderziektes’ snel worden ontdekt en omdat werkzaamheden sneller zullen verlopen omdat medewerkers geen tijd meer kwijt zijn met verschillende informatieblokkades.

Breid dan uit

Al deze kleinere werkzaamheden zijn onderdeel van een groter plaatje. Het is na deze initiële fase goed om beschrijvingen uit te breiden tot algehele procesbeschrijvingen: het grote plaatje (‘hoe gaat het proces van aanvraag tot aan het aanbieden van passende ondersteuning voor de cliënt’). Deze processen zijn vaak afdelingsoverstijgend en zorgen er onder andere voor dat medewerkers weten wáárom er bepaalde zaken gaan zoals ze gaan.

Begin met wat er al is

Doordat eerst de kleine werkzaamheden in kaart zijn gebracht, is de stap om het groter aan te pakken makkelijker om te nemen. Vaak staat er al veel op papier en weten medewerkers zelf hoe de zaken binnen de organisatie verlopen. Er is dus al veel informatie en kennis aanwezig, de kunst is nu om het gestructureerd te krijgen.

Kijk eens naar collega gemeenten. Hoe hebben zij hun processen ingericht, tegen welke valkuilen lopen zij aan en welke oplossingen hebben zij hiervoor? Je zult merken dat processen meer dan eens vergelijkbaar zijn in uitvoering tussen gemeenten. Je hoeft dan niet het wiel zelf opnieuw uit te vinden, maar beginnen met wat er al is!

Meer weten? Lees ons E-book!

Lees ons E-book ‘De oranje draad: interne bedrijfsinformatie als basis voor succes’. Praktisch, inspirerend en vol met uitgebreide uitleg volgens onze visie. Download hem hieronder of op deze pagina.