Een franchise is geen franchise zonder een franchisehandboek. Een franchisenemer gebruikt het handboek als handleiding voor zijn vestiging. Hierin staat onder meer de franchiseformule beschreven, het begin van alles en de hele werking van de formule. Het vormt de basis.

In het franchisehandboek staan bijvoorbeeld marketingafspraken, huisstijlregels en inkoopregels. Het handboek is bedoeld als operationeel document, je vindt er onder andere in terug wie verantwoordelijk is voor prijsafspraken met leveranciers. Toch heeft het ook juridische aspecten. In het handboek wordt er ook verwezen naar de franchiseovereenkomst en wordt bijvoorbeeld bepaald wie eigendom heeft over data. In een eventuele rechtszaak kan er ook gerefereerd worden aan het handboek.

Toch moet een handboek voor franchise niet te juridisch worden. Het handboek moet vooral een handig hulpmiddel en handleiding zijn voor de franchisenemer.

Verschillen franchisecontract en franchisehandboek

  • Het franchisehandboek is operationeel van aard, de franchiseovereenkomst is erg juridisch van aard.
  • Een handboek is een ‘levend’, ‘digitaal’ of ‘dynamisch’ document, het kan voordurend worden geüpdatet. In het franchisecontract aanpassingen maken, is een stuk lastiger.
  • Een handboek is een uitgebreid verhaal met vaak tussen de 50 – 90 pagina’s, de franchiseovereenkomst is een stuk korter.

Een handboek is dus zogezegd een levend document. Want jij als franchisegever blijft jezelf ook ontwikkelen. Het updaten van je handboek om de zoveel tijd is een hele belangrijke taak die je als franchisegever en -nemer makkelijk en snel moet kunnen afvinken.

Want je wil op de werkvloer staan. Je wil niet urenlang onnodig bezig zijn met uitzoeken welke versie ook alweer naar wie gemaild is en wanneer. Of als franchisenemer niet op de hoogte zijn van een verandering in het handboek. Een kwaliteitsmanagementsysteem is hier ideaal voor.

Hoe maak ik een franchise handboek?

Als franchisegever verzamel je alle relevante informatie en bundelt dit in een (bij voorkeur digitaal) handboek, zodat de franchisenemers alles begrijpen en het voor iedereen goed werkbaar is.

Bij een ‘hard franchise’ is het handboek uitgebreider dan bij een ‘soft franchise’. Het verschil daartussen zit ‘m in de centrale afspraken die gemaakt worden. Hoe streng die zijn en tot in hoeverre een franchisenemer zich daaraan moet houden.

 

Er zijn een aantal onderdelen die in een franchise handboek opgenomen moeten worden:

  • Bepalingen rondom de huisstijl
  • Verkoopmethodes
  • Bepalingen voor marketing
  • Inkoopafspraken en regels
  • Verdienmodellen

Andere onderwerpen die handig zijn om eraan toe te voegen:

  • Achtergrond met geschiedenis, visie en missie van de franchiseformule
  • Dagelijkse bedrijfsvoering
  • Assortiment
  • Personeelsmanagement
  • Afspraken rondom administratie of verzekeringen

Een handboek maken

Benieuwd hoe je snel en efficiënt een kwalitatief goed handboek neerzet dat daarna alleen regelmatig geüpdatet moet worden, toegankelijk is én met content die altijd vindbaar is?

In Scienta is het neerzetten van een handboek automatisch een kwaliteitsverbetering. Wij snappen dat als geen ander en hebben duizenden klanten die dagelijks met handboeken werken. Onze tips en adviezen hebben al vele ondernemers en franchisegevers als De Pannekoekenbakker, Kaldi, Bagels & Beans, Toastable en Fidestazorg geholpen.

Scienta werkt ook samen met verschillende partners die je nog een stap verder kunnen helpen. Ben je startend of wil je hulp bij het maken van een digitaal handboek? Onze partner Pieter Koelewijn heeft al veel standaard documentatie beschikbaar zodat je snel verder kan als ondernemer.

Vraag een online rondleiding aan
meer over kwaliteitsmanagement