Formulieren in Scienta 5.0: alles wat je moet weten

We hebben de afgelopen tijd hard gewerkt aan de meest geavanceerde functionaliteit in de geschiedenis van Scienta: formulieren.

Niet alleen kun je nu de organisatieprocessen beschrijven in Scienta, je kunt je processen ook uitvoeren. En dankzij de onderliggende workflow-functionaliteit, zijn formulieren op te delen in verschillende fases, zodat ingevulde formulieren langs verschillende functionarissen en personen kunnen voor controle, checks of verdere beoordelingen.

Vol trots kunnen we je melden dat formulieren, in de bètaversie van Scienta 5.0, helemaal af is! We willen je graag deze nieuwe functionaliteit laten zien.

Sterker nog: we nodigen onze klanten graag uit als exclusief lid van ons Scienta 5.0 testpanel om kennis te maken met formulieren binnen Scienta en de formulieren in de praktijk te gebruiken.

We willen graag eerst de reacties en de feedback vanuit de praktijk horen, voordat we formulieren aan ‘het grote publiek’ laten zien. Zo kunnen we kennis en feedback in een vroeg stadium al meenemen in de verdere planning van formulieren binnen Scienta.

Iedereen met een Scienta Premium licentie kan meedoen. Lees in deze blog alles wat je moet weten over formulieren in Scienta 5.0 en het testpanel.

• Bekijk de trailer van Scienta 5.0
• Wat zijn formulieren in Scienta?
• Het Scienta 5.0 testpanel
• Praktische informatie en aanmelden

De formulieren van Scienta in actie zien? Bekijk nu alvast de trailer van Scienta 5.0.

Scienta heeft altijd in het teken gestaan van vastleggen, beschrijven en documenteren. Processen, werkinstructies en handboeken, maar ook nieuwsberichten en notulen: al deze ‘interne bedrijfsinformatie’ kan opgeslagen en gedeeld worden binnen Scienta.

Maar we gaan nu verder.

In Scienta 5.0 presenteren we een nieuw artikeltype: formulieren. Formulieren zorgen ervoor dat je alles wat je in Scienta heeft beschreven, ook daadwerkelijk kunt uitvoeren.

Formulieren in Scienta zijn ontzettend flexibel. Je kunt formulieren maken voor checklists, klachtenformulieren, aanvraagformulieren, formulieren voor audits, afwijkingen, controles, signalen of onderzoeken. Of een intern bestelformulier voor broodjes van de lokale bakker: je bepaalt zelf welke formulieren je maakt, hoe je ze opstelt en voor welk doeleinde.

Formulieren zijn te maken in de Scienta Editor. Formulieren hebben dezelfde extra instellingen als de andere artikeltypen zoals het koppelen met andere artikelen of het instellen van tags. In de Scienta Editor kun je formulieren maken. Je kunt vragen (formulier velden) kiezen, verschillende secties aanmaken (een clustering van vragen) en geavanceerde validatiemogelijkheden en voorwaarden kiezen.

Formulieren kunnen door verschillende fases gaan. Dit noemen we de flow van het formulier. Zo kun je het incidentformulier bijvoorbeeld naar het kwaliteitsteam laten gaan als een incident een classificatie ‘5’ heeft, en naar het Arboteam als het een classificatie ‘8’ heeft. Deze flow kun je zelf helemaal instellen!

Een gebruiker kan een formulier invullen, tussentijds opslaan en definitief indienen. De ingestelde verantwoordelijke krijgt een e-mail met het ingevulde resultaat.

Geavanceerde opties zijn ook mogelijk. Zo kun je kiezen wie het formulier mag invullen, naar wie het formulier vervolgens moet gaan en wie er op de hoogte gebracht moet worden als het formulier is ingevuld.

Data uit formulieren zijn te zien in het datascherm van het formulier en te exporteren naar Excel voor verdere analyses.

Scienta houdt bij of je al bent begonnen in een formulier. Zo kun je makkelijk verder gaan waar je gebleven was.

Scienta 5.0 leveren we in fases uit.

Als eerste willen we de response vanuit ons testpanel horen. Zij gaan als eerste aan de slag om formulieren binnen Scienta te onderzoeken en in de praktijk te brengen. Na deze onderzoeksperiode bepalen we wanneer formulieren ‘voor het grote publiek’ beschikbaar is.

Omdat formulieren zo’n grote vernieuwing is binnen Scienta, hebben we besloten om formulieren als extra module aan te bieden. Dit houdt in dat als je formulieren wilt gebruiken, je ook een extra licentie nodig heeft. Aan deze extra licentie zitten kosten verbonden. Neem contact met ons op voor meer informatie over de kosten van formulieren.

Toch snappen we dat je graag met formulieren wilt werken. Daarom geven we iedereen met een Scienta Start of Premium licentie vanaf maandag 11 juni 2018 gratis de mogelijkheid tot het maken van drie formulieren. Heb je meer formulieren nodig? Dan neem je de extra licentie voor formulieren af.

Formulieren in Scienta leveren we als eerste uit als bètarelease aan een exclusief testpanel van onze klanten en partners.

Het doel van dit panel is om gecontroleerd en gestructureerd feedback te verzamelen op formulieren. Op deze manier kunnen we eerst de reacties en de feedback vanuit de praktijk horen, voordat we formulieren aan ‘het grote publiek’ laten zien. Zo kunnen we kennis en feedback van onze klanten in een vroeg stadium al meenemen in de verdere planning van formulieren binnen Scienta.

Je zult als panellid in jouw eigen Scienta-omgeving met formulieren aan de slag gaan. Aan jou de opdracht om formulieren te bouwen, alle mogelijkheden te onderzoeken en met feedback te komen. We zullen je gerichte opdrachten meegeven om met formulieren te werken in de praktijk. Leden van ons testpanel ontvangen tijdig informatie over dit proces.

Als gebruiker van Scienta heb je dus direct invloed op deze nieuwe functionaliteit binnen Scienta!

Als afsluiting van deze onderzoeksperiode wordt het panel uitgenodigd om, samen met ons en onder het genot van een hapje en een drankje, Scienta 5.0 te bespreken en het proces te evalueren.

Op dinsdagavond 3 april 2018 na 17:00 uur brengen we de bètaversie van Scienta 5.0 uit. Scienta is dan tijdelijk niet bereikbaar. Gedurende de maand april vragen we ons testpanel om aan de slag te gaan met formulieren binnen Scienta.

Verder nog vragen? Neem dan contact met ons op via info@scienta.nl of bel ons op 0341 700 255 .