Processen managen: je doet het iedere dag in meer of mindere mate. Het ‘omgaan’ met deze processen heet procesmanagement of Business Proces Management (BPM). Hiervoor bestaan verschillende instrumenten, tactieken en managementfilosofieën die (proces)managers op weg helpen.

De inrichting van een proces is cruciaal voor de prestatie ervan. Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze procesmanagement het beste kunnen uitvoeren – vaak door middel van software. Maar wat voor soorten business proces management systemen zijn er precies? En wanneer zet je ze in?

1. Een tool om procesbeschrijvingen te maken

Laten we bij het begin beginnen: procesbeschrijvingen maken. Procesbeschrijvingen maken is het meest simpele niveau van een procesmanagement. Procesbeschrijvingen maken is al een krachtige manier om te starten met procesmanagement: wie inzicht wil in zijn of haar processen, zal daarvoor als eerste de bedrijfsprocessen in kaart brengen, en dus uit willen tekenen.

Er zijn verschillende tools om processen in te beschrijven, maar het belangrijkste is om te beseffen dat processen beschrijven nooit een doel op zich is van procesmanagement. Het beschrijven van een proces is een middel om het proces te managen en te verbeteren. In deze blog maken we een handig lijstje van tools om processen in te tekenen.

2. Procesbeschrijvingen met alle bijhorende informatie

Een stapje verder in procesmanagement na een proces beschrijven, is vastleggen welke ‘spullen’ er nog meer zijn in dat proces.

Op welke andere processen sluit dit proces aan? Welke documenten moeten er gebruikt worden? Welke systemen zijn van toepassing, wat zijn de wachttijden, welke functie is verantwoordelijk voor deze stap of welke risico’s spelen er in dit proces? Het is allemaal informatie in een proces dat ‘erbij’ beschreven kan worden – soms kan er in het Business Proces Management systeem zelfs direct doorgelinkt worden naar de desbetreffende informatie, zoals een bepaald formulier of een werkinstructie.

3. Procesbeschrijvingen met bijhorende informatie en analyses

Als al deze informatie is vastgelegd, kunnen er in sommige BPM-pakketten analyses worden gemaakt. Een voorbeeld: wat is het gevolg voor de doorlooptijd van dit proces als ik een processtap toevoeg? Of welke teamleden zijn allemaal betrokken in dit proces? En wanneer in het proces is dan wie betrokken?

De nadruk begint hier niet meer te liggen op communicatie van procesmanagement, maar op daadwerkelijke procesbeheersing. Waar procesbeschrijvingen (en de daarbij behorende tooling) geschikt zijn voor het communiceren over hoe een proces verloopt, krijgt het met een analysefunctie een breder karakter. Dit kan nog wel eens ten koste gaan van de simpelheid en doeltreffende communicatie.

4. Procesbeschrijvingen met bijhorende informatie, analyses en realtime data

Soms is deze informatie zelfs automatisch in te voeren, door bijvoorbeeld realtime-koppelingen te maken met machines, softwaresystemen of zelfs NFC-chips. Het systeem ontvangt zo realtime data, waardoor je precies weet hoe het proces verloopt, presteert en waar er verbetering in zit.

Ook bestaan er process mining tooling: aan de hand van deze data (bijvoorbeeld loggegevens van een systeem), wordt een natuurgetrouw proces gemodelleerd. Denk bijvoorbeeld aan een organisatie die pakketjes bezorgt en die aan de hand van track-en-trace data precies kan zien hoe het bezorgproces verloopt. Zo kunnen ze zien wat de daadwerkelijke wachttijden zijn of hoe een willekeurig pakket (een ‘case’) door dit proces is gelopen. Dit is hele andere kijk op procesmanagement dan van te voren een procesbeschrijving over het bezorgingsproces op te stellen!

Procesbeschrijvingen…?

Deze opsomming begon met een procesbeschrijving. Maar door de brede definitie van een BPM-systeem zijn er nóg meer systemen. Wie zoekt op Business Proces Management, ziet al snel veel, heel veel andere applicaties, die méér zijn dan procesbeschrijvingen. Dus ook de volgende systemen zijn manieren om ‘processen te managen’:

  • Sommige BPM-systemen helpen bij het ontwikkelen van complete applicaties voor procesmanagement. Hierbij modeleer je eerst processen en koppelt deze vervolgens aan invulbare formulieren inclusief databases, business rules en workflows. Complex en duur, maar noodzakelijk voor sommige bedrijven, omdat het bijvoorbeeld de basis is voor ERP- of CRM-systeem.
  • Er zijn systemen die processen in de gaten houden en de prestaties van deze processen visualiseren op dashboards: BI-tools of tools voor dashboarding. Ideaal om procesprestatie te meten en te communiceren.
  • Andere systemen voor procesmanagement richten zich meer op projectmanagement en zorgen ervoor dat ieder teamlid kan zien hoever de verschillende taken uit een project zijn volbracht, zoals Asana of Monday.
  • En weer andere systemen richten zich meer op kennismanagement of documentmanagement, en zijn soms zelfs in te richten als intranet, wat weer de toegankelijkheid en communicatie van procesmanagement ten goede komt.

Als vuistregel kan er gezegd worden dat, hoe meer analysefunctionaliteiten een BPM-systeem bevat, hoe minder dit systeem geschikt is voor effectieve communicatie.

Bedenk dus goed waar je informatiebehoefte binnen procesmanagement ligt: wil ik mijn procesmanagement communiceren met mijn medewerkers, bijvoorbeeld als geheugensteun, inspiratie of instructie? Of wil ik voor mezelf vooral processen modelleren, doorrekenen en analyseren? Wil ik even snel een flow of mindmap uittekenen of ben ik op zoek naar een Enterprise BPM-systeem dat processen automatiseert en applicaties ontwikkelt?

Scienta en procesmanagement

Scienta is software om processen te beschrijven en te delen binnen je organisatie. Het managen van processen begint met het weten welke processen er zijn, hoe ze verlopen en wie wat doet in het proces. Scienta helpt om die informatie te borgen, te communiceren en daarmee processen te verbeteren.