Processen (goed) beschrijven is een kunst. En net zoals bij kunst (en kunstwerken) zijn er drie zaken van belang (weet u het nog van CKV op de middelbare school?): Inhoud, Vorm en Functie. In deze blog maak ik een vergelijking tussen die drie begrippen en het beschrijven van processen. En die vergelijking gaat nog goed op ook.

Inhoud

Allereerst de inhoud. Binnen de kunst is dit de boodschap. Waar gaat het kunstwerk over? Wat is het verhaal van de kunstenaar? Wat is het thema?

Bij documenteren en beschrijven van processen kunnen we dezelfde vragen stellen. Welke processen beschrijven we? Hoe uitgebreid doen we dat? Wat is de mate van detail? Welk taalgebruik nemen we aan? Wat is gedachte erachter: is het leidend (zoals sommige protocollen) of ondersteunend (zoals deze ‘hijskraan-checklistst)?

Zoekt u gratis voorbeeld procesbeschrijvingen? Ga aan de slag met ons ISO 9001 handboek: negentien voorbeeldprocessen en tientallen handige documenten.

Vorm

Net zoals in de kunst, zijn er allerlei ‘materialen’ waarmee en manieren waarop het gemaakt kan worden. Bij beeldende kunst zijn dit bijvoorbeeld aspecten zoals licht, kleur, vorm of compositie. De inhoud van een kunstwerk (bijvoorbeeld een zelfportret of stilleven) kan heel anders zijn door middel van de vorm of stijl die wordt gebruikt.

De vorm van procesbeschrijvingen is de manier waarop de Inhoud gepresenteerd wordt. Dit is de manier waarop processen beschreven worden (in tekst, stroomschema’s of tabellen), in welk systeem of in welke software. De ‘schil erom heen’ als het ware.

Vorm en inhoud zijn nauw met elkaar verbonden. Want wie tijd steekt in de inhoud (een consultant die op bezoek komt, medewerkers die betrokken worden met brainstorms en verbetersessies) en zo tot mooie procesbeschrijvingen komt waar de gehele organisatie achter staat (ergo: de Inhoud), wil niet dat dit eindigt als een rij ordners in de kast (de Vorm). Andersom is dit ook mogelijk: een compleet systeem (de Vorm) dat vol staat met ingewikkelde, incomplete en nutteloze beschrijvingen heeft ook geen nut.

Functie

Dit brengt ons bij het laatste aspect: de Functie. De Functie behelst het doel van het kunstwerk. Waarom is een kunstwerk gemaakt? Wat wil de kunstenaar ermee bereiken? Wat was zijn doel?
Juist met het beschrijven van processen is dit misschien wel de belangrijkste vraag. Processen tekenen, beschrijven of vastleggen (en het systeem eromheen) is nooit een doel op zich (tenzij u dadaïstisch procesmanagement aanhangt, wat hopelijk niet het geval is). Want waarom zijn al die procesbeschrijvingen er eigenlijk?

Willen we meer waarborging in onze bedrijfsvoering? Uniformer gaan werken? Of minder tijd kwijt zijn met wachten door onduidelijkheden over het proces? Wilt u een duidelijke blauwdruk krijgen van de organisatie? Uw medewerkers ondersteunen, of inzicht geven aan derden? Met een goede combinatie van de Vorm en de Inhoud is het voor iedereen duidelijk wat de Functie is van procesbeschrijvingen.