Bedrijfsprocessen beschrijven is, als je dit goed wil kunnen, een kunst. Net zoals bij kunst (weet je het nog, van CKV op de middelbare school?) zijn drie zaken van belang: Inhoud, Vorm en Functie. We maken een vergelijking tussen die drie begrippen zodat je straks alles weet over het beschrijven van bedrijfsprocessen en bedrijfsprocessen kan analyseren om ze te verbeteren.

Wat zijn bedrijfsprocessen?

Voor we dieper op de materie ingaan, is het belangrijk te weten wat een bedrijfsproces precies is.

Bedrijfsprocessen zijn activiteiten die zich steeds op dezelfde manier herhalen binnen een bedrijf of organisatie. Deze geordende verzameling van activiteiten is afgestemd op het bedrijf, product, klant of medewerkers. Bedrijfsprocessen zijn gekoppeld en gestuurd door beslissingen en dienen als basis of fundament van een organisatie.

Het verschilt niet veel van de vraag wat een proces is en hoe je die beschrijft, behalve dat bedrijfsprocessen binnen een organisatie plaatsvinden.

De inhoud van een bedrijfsproces

Binnen de kunst is dit de boodschap. Waar gaat het kunstwerk over? Wat is het verhaal van de kunstenaar? Wat is het thema?

Bij documenteren en beschrijven van processen binnen een bedrijf stel je je dezelfde vragen.

Welke processen beschrijven we?
Hoe uitgebreid doen we dat?
Wat is de mate van detail?
Welk taalgebruik nemen we aan?
Wat is gedachte erachter: is het leidend (zoals sommige protocollen) of ondersteunend (zoals deze ‘hijskraan-checklistst)?

De vorm van bedrijfsprocessen

Net zoals in de kunst, zijn er allerlei ‘materialen’ waarmee en manieren waarop je kunst maakt. Bij beeldende kunst zijn dit bijvoorbeeld aspecten zoals licht, kleur, vorm of compositie. De inhoud van een kunstwerk (bijvoorbeeld een zelfportret of stilleven) kan heel anders zijn door middel van de vorm of stijl die je gebruikt.

De vorm van procesbeschrijvingen is de manier waarop je de inhoud presenteert. Dit is de manier waarop processen beschreven worden (in tekst, stroomschema’s of tabellen), in welk systeem of in welke software. De ‘schil erom heen’ als het ware.

Vorm en inhoud zijn nauw verbonden

Want wie tijd steekt in de inhoud, een consultant die op bezoek komt, medewerkers die betrokken worden met brainstormen en verbetersessies, komt zo tot mooie procesbeschrijvingen waar de gehele organisatie achter staat.

Je wil niet dat dit eindigt in de vorm van een rij ordners in de kast of andersom in de vorm van een compleet systeem dat vol staat met ingewikkelde, incomplete beschrijvingen. Dat heeft ook geen nut.

De functie

Dit brengt ons bij het laatste aspect: de functie. De functie van processen in een bedrijf gaat over het doel van het kunstwerk. Waarom is een kunstwerk gemaakt? Wat wil de kunstenaar ermee bereiken?

Met het beschrijven van processen binnen een bedrijf is dit misschien wel de belangrijkste vraag. Bedrijfsprocessen tekenen, beschrijven of vastleggen (en het systeem eromheen) is nooit een doel op zich.

en voorbeeld van een bedrijfsproces in verschillende kleuren. Dit proces gaat over onboarding.

Waarom zou je bedrijfsprocessen beschrijven?

Willen we meer waarborging in onze bedrijfsvoering? Uniformer gaan werken? Of minder tijd kwijt zijn met wachten door onduidelijkheden over het proces? Wil je een duidelijke blauwdruk krijgen van de organisatie? De medewerkers ondersteunen, of inzicht geven aan derden?

Met een goede combinatie van de vorm en de inhoud is het voor iedereen duidelijk wat de functie, oftewel de essentie, is van procesbeschrijvingen.

Je bent op deze manier flexibeler en beter voorbereid op veranderingen.

Essentiële bedrijfsprocessen

In onzekere tijden wordt duidelijk wanneer een proces voor een organisatie echt essentieel is. Zo werd rondom corona duidelijk welke bedrijfsprocessen als essentieel beschouwd worden.

Heb je binnen je bedrijf al je bedrijfsprocessen volgens bovenstaande tips beschreven? Dan hoef je niet op zoek naar het antwoord op de vraag welke bedrijfsprocessen essentieel zijn. Die heb je dan al in kaart gebracht en laten je overduidelijk zien welke werknemers binnen welke bedrijfsprocessen onmisbaar zijn voor je bedrijfsvoering.

Je bent op deze manier flexibeler en beter voorbereid op veranderingen.