Iedere maand vragen wij een van onze klanten naar hun speciale Scienta feature. Op welke bijzondere manier zetten zij Scienta in om hun medewerkers te betrekken bij de organisatie. Deze maand interviewden we Suzanne van der Tang van VDSD. De winnares van het Scienta Thuiswerkpakket!
Even voorstellen
Het doel van Scienta
“Wij zetten Scienta in als onze kennisbank. Het doel is om alle documenten die op de lokale schijf staan, in Scienta te hebben. Dit is een hele klus, dus dit pakken we beetje bij beetje op. We zijn begonnen met de belangrijkste documenten over te zetten. Zo moeten de medewerkers Scienta wel gebruiken. Mocht een collega een document nog niet in Scienta kunnen vinden, dan geven ze dat door aan ons en dan zorgen wij dat het binnen 5 werkdagen in Scienta komt te staan.”
“Door alle documenten in Scienta te hebben staan, willen we fouten voorkomen. Fouten die ontstaan doordat iemand niet de actuele versie van een document heeft. Eerder stonden er op de schijf meerdere versies, dan kon het gebeuren dat iemand de verkeerde versie openende of op z’n bureaublad had opgeslagen. Met Scienta voorkomen we dit. Je hebt altijd de nieuwste versie. De leesverplichtingen zijn hier ook heel handig. Als we wat aanpassen, dan sturen wij iedereen een leesverplichting zodat iedereen weer op de hoogte is.”
“Omdat er zulke belangrijke informatie gedeeld wordt in Scienta, willen we dat iedereen dagelijks even inlogt. Om dit voor iedereen wat makkelijker te maken, hebben we er voor gezorgd dat Scienta direct opent bij het opstarten van de computer. Op deze manier weten we ook zeker dat iedereen het laatste nieuws meekrijgt en op de hoogte is van alle ontwikkelingen in de organisatie.”
De feature
“Iedere maand schrijven wij een nieuwsflits voor de medewerkers. In deze nieuwsflits delen we luchtig nieuws zoals de verjaardagen, grappige feiten en/of anekdotes, een grappig/toepasselijk plaatje van Loesje of Fokke & Sukke en er zit altijd een prijsvraag in. Vaak gaat deze over een grappig feitje van iemand en dan moet de rest raden over wie het gaat. Het antwoord hierop moet gedeeld worden op het prikbord in Scienta. De laatste keer hadden we een rekenpuzzel, nog nooit hebben we zoveel antwoorden en discussie gehad op het prikbord.”
“Op deze manier trekken we de medewerkers op een hele andere manier naar Scienta toe. Iets wat niet werk gerelateerd is, maar gewoon voor de fun. En als ze eenmaal in Scienta zitten, dan blijven ze toch wel weer even hangen voor andere dingen.”
De ultieme Scienta tip
‘”Mijn ultieme Scienta tip is dat je het niet alleen zakelijk in moet zetten, maar ook persoonlijk. Deel luchtig nieuws, zoals wij doen met het prikbord en de prijsvragen. Zo creëer je meer draagvlak voor Scienta en zien de medewerkers het niet alleen als een kennisbank. Maar ook als een plek waar ze naar toe kunnen om het laatste nieuws te lezen en collega’s te spreken.”
