Tekst
Iedere maand vragen wij een van onze klanten naar hun speciale Scienta feature. Op welke bijzondere manier zetten zij Scienta in om hun medewerkers te betrekken bij de organisatie. Deze maand interviewden we Mariska Kok van In’to Languages. In’to Languages verzorgt trainingen in 18 talen, communicatietrainingen, vertaal- en redactiewerkzaamheden en ze geven coaching en advies. Ook ontwikkelen zij scholingstrajecten voor docenten, maken ze toetsen en leermiddelen en werken ze mee aan onderzoeksprojecten.
Even voorstellen
Het doel van Scienta
“Als wij een nieuwe medewerker in werken, dan omschrijf ik Scienta altijd als het intranet van In’to Languages. Een intranet waarop we alle informatie en documentatie verzamelen. Zo staan er nieuwsberichten en instructiefilmpjes op. Maar ook alle handleidingen en belangrijke documenten staan in Scienta. Documenten die eerst op een centrale schijf stonden, die staan nu in Scienta. Zo weten we zeker dat iedereen altijd met de meest recente versie werkt.”
“Scienta is de plek waar wij al ons nieuws delen. Het interne nieuws over In’to Languages, maar ook ander nieuws bijvoorbeeld vanuit de Universiteit dat belangrijk is voor de organisatie. Daarom vinden wij het belangrijk dat onze medewerkers dagelijks even in Scienta inloggen. Op die manier missen ze geen belangrijk nieuws.”
De feature
“Door de coronacrisis werken we bij In’to Languages allemaal vanuit huis. Om het thuiswerken leuker te maken, hebben wij verschillende ludieke acties bedacht. Zo is er een virtuele koffiecorner, zijn er verschillende challenges, zoals hoe vaak kan jij een WC-rol hoog houden, en hebben we In’to Breaks. Dit zijn actieve lunch workshops georganiseerd door collega’s waaraan iedereen kan deelnemen. Denk hierbij aan een yogales, een schilderworkshop, een quiz of een zangles.”
“Op het dashboard in Scienta brengen we iedereen hiervan op de hoogte. Ook worden er veel foto’s gedeeld van alle activiteiten. Alle collega’s loggen hierdoor dagelijks even in in Scienta. Tijdens de Coronacrisis hebben collega’s extra vaak gebruik gemaakt van Scienta.”
“Om het inloggen op Scienta te blijven bevorderen hebben we verschillende acties bedacht zoals de In’to Breaks. Op deze manier proberen we collega’s naar Scienta te trekken en ervoor te zorgen dat ze elke werkdag 1 keer inloggen, om het laatste nieuws te bekijken.”
De ultieme Scienta tip
“Ik heb twee ultieme Scienta tips. De eerste is dat je genoeg aandacht moet besteden aan de lay-out van het dashboard. Zorg ervoor dat deze overzichtelijk is. En houdt het rustig door niet te veel verschillende kleuren te gebruiken. Het doel van het dashboard is dat iedereen in één oogopslag kan vinden waar hij naar op zoek is en kan doen waarvoor hij naar Scienta kwam. Zorg dat dit ook echt kan.”
“De tweede tip is dat je Scienta niet alleen voor zakelijke dingen moet inzetten. Er zitten goede intranet functies in Scienta, maak hier gebruik van. Als mensen naar Scienta toekomen voor simpele dingen als een verjaardagskalender of het laatste nieuws. Dan blijven ze vanzelf hangen voor de andere, zakelijke documenten in Scienta.”
