Iedere maand vragen wij een van onze klanten naar hun speciale Scienta feature. Op welke bijzondere manier zetten zij Scienta in om hun medewerkers te betrekken bij de organisatie. Deze maand interviewden we Mariska Krottje van BSB Volmachten. BSB Volmachten is een financiële dienstverlener met volmachten van meerdere verzekeraars.
Even voorstellen
Het doel van Scienta
“Wij gebruiken Scienta in combinatie met het JV-impuls handboek voor de taken van het volmachtbeheer. JV Impuls biedt standaard volmachthandboeken aan via Scienta. Zo kwamen wij met Scienta in contact.”
“Ik noem Scienta altijd ‘hufterproof’. Alles werkt extreem eenvoudig en je kan er ook niks aan kapot maken. Niemand kan meer per ongeluk een verkeerde versie van een document gebruiken. En oude versies worden niet meer overschreven en raken niet meer kwijt. Als er een nieuwe versie van een document wordt aangemaakt, dan is dit de enige versie die nog vindbaar is. Wil je nou weten wat er veranderd is, dan kan je nog wel heel makkelijk de oude versies terugkijken in het versiebeheer.”
“Naast het handboek en het documentenbeheer, is het intranet ook een fijne functie. Je kan hier alle medewerkers in 1x op een eenvoudige manier voorzien van het laatste nieuws. Maar je kan ook zien wie er jarig is en doorklikken naar andere systemen. De verschillende dashboards maken het nog beter. Nu kan je voor iedere afdeling een apart dashboard maken. Of een dashboard voor een bepaald thema. Bijvoorbeeld om iedereen op de hoogte te brengen van storingen o.i.d.”
De feature
“Onze belangrijkste feature van Scienta is toch echt het JV-impuls volmachthandboek. Dit gebruiken we dagelijks. En het neemt ons erg veel werk uit handen.”
“Het fijne aan het handboek is dat we niet meer zelf hoeven na te denken over welke taken en processen er allemaal zijn en of we alles wel beschreven hebben. Dit scheelt natuurlijk heel veel werk en tijd. Overal is al over nagedacht en alles is al uitgeschreven voor je.”
“Daarnaast zien we nog heel veel mogelijkheden met de intranet functie. De klantendag van 2019 heeft ons hier veel inzichten voor gegeven. Wij gebruikten het intranet nog niet optimaal. Er was nog zoveel meer mee te doen. Door de presentaties van andere klanten, en het praten met andere klanten, zijn we tot een hoop nieuwe inzichten gekomen.”
De ultieme tip
“Mijn tip is dat je per afdeling een dashboard maakt. Zo krijgt iedereen de juiste, en nog belangrijker, relevante informatie. Maar ook de dashboards rond een bepaald thema bieden een hoop mogelijkheden. Dus kijk nog een keer goed naar hoe je de portal nu opgebouwd hebt. Waar kan je dingen nog makkelijker maken? En welke dashboard mogelijkheden zie je? Ga hier mee aan de slag!”
