Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich niet gevangen voelen in protocollen en regels? Aan de ene kant is iedereen het erover eens dat een bepaalde mate van regelgeving nodig is, maar waar ligt de grens?
Om hier een goed antwoord op te geven, geef ik je graag een voorbeeld van een ingenieursbureau. Eén van hun projecten was het ontwerpen van een grote hijskraan, te gebruiken door heel Europa. Er werd getekend, ontworpen en berekend en het resultaat was een tekening van een hijskraan die aan alle eisen leek te voldoen.
Maar wat bleek: de hijskraan was te groot om onder Nederlandse viaducten door te rijden. Gewoonweg vergeten door de ingenieurs! Gelukkig was het productieproces nog net niet begonnen, maar desalniettemin was het een kostbare fout die iedereen in de toekomst wilde voorkomen. Er werd al gesproken over het opstellen van regels en het volgen van procedures. Maar zou dat écht helpen?
‘Kijk’, zei de directeur van het ingenieursbureau. ‘Ik denk niet dat het zin heeft om bij elke tekening die we maken regels op te stellen, want dat zouden onze ingenieurs absoluut niet leuk vinden. Natuurlijk weten ze heel goed hoe ze hun werk moeten uitvoeren. Maar soms vergeet je wat. Wat ik daarom zou willen is een checklist: niet voorschrijvend, maar geheel ondersteunend. Bij elke opdracht kijk je die checklist even na zodat je niks vergeet. Is er gelet op maakbaarheid? Is er nagedacht over de monteerbaarheid ervan, zodat een monteur zich niet in een onmogelijke hoek hoeft te wringen om een bout aan te draaien? En is er gelet op de transporteerbaarheid, wat dus niet het geval was bij de hijskraan?’
Het is een andere (en mooiere!) kijk op het beheersbaar houden van processen en risico’s. Niet door middel van dikke handboeken of strikte regels, maar door praktische ondersteuning en vertrouwen. Hoe zouden zulke ‘hijskraan-checklists’ eruit zien in jouw organisatie?
