Eén van de meest gestelde vragen bij het ingaan van een certificeringstraject, is de vraag wanneer het de juiste tijd is voor een ‘tool’, oftewel een softwaresysteem. Het woord ‘tool’ betekent gereedschap in het Nederlands. En dat beschrijft precies hoe wij het zien: een hulpmiddel om een probleem op te lossen. Maar wanneer is het juiste moment?

Veel organisaties kiezen pas aan het einde van het traject, net voor hun certificering of zelfs daarna een systeem voor hun kwaliteitsdocumenten en interne informatie. ‘Eerst de inhoud goed, dan de schil erom heen’, is vaak de gedachte. Maar net zoals men niet eerst een huis bouwt en dan pas kijkt welke hamer men nodig heeft, doet u er verstandig aan om gereedschap eerder in huis te halen.

Katalysator

Toch blijft het een logische gedachte en zijn er veel redenen te verzinnen waarom veel kwaliteitsmanagers op deze manier denken. Allereerst zijn veel mensen huiverig om te beginnen aan een softwaresysteem: softwaresystemen zouden te veel moeite, tijd en geld kosten. Dit berust echter op ouderwetse denkbeelden over ICT en software. De tijd van implementaties of lange aanlooptijden zijn definitief voorbij, wat ons betreft. Vooral met zaken die dichtbij medewerkers moeten staan, zoals kwaliteitsmanagement, is het noodzakelijk dat een tool dat natuurlijk ook is, en zouden juist géén tijd of moeite moeten kosten.

ICT kan ook juist als katalysator dienen en zaken versnellen, omdat er sneller en efficiënter gewerkt wordt. Simpele handelingen zoals zoeken, categoriseren of vergelijken gebeurt nu eenmaal makkelijker en effectiever met ICT dan zonder. Dit houdt dus in dat ‘de inhoud goed krijgen’ sneller kan gaan mét tool dan zonder. En dit is slechts tijdens het proces: als de certificering eenmaal achter de rug is, zorgt een goede tool ervoor dat het kwaliteitsdenken niet verloren gaat en uw medewerkers betrokken houdt.

Informatieblokkades

Er kleven ook andere nadelen aan het laat inschakelen van een tool: beheersbaarheid en dubbel werk. Systemen worden ingeschakeld om zaken beheersbaar te houden. Dubbele documenten, verkeerde versies die gebruikt worden of uitpuilende mappen zijn veelvoorkomende problemen die makkelijk met een tool opgelost kunnen worden.

Wie eerst alles heeft beschreven zonder een tool, ziet er tegen op om dit in een tool te zetten. En is het certificaat eenmaal daar, dan is het verleidelijker om door te gaan om de manier zoals men het altijd deed, wat de beheersbaarheid niet ten goede komt. Dit levert een vicieuze cirkel op: de documenten stapelen zich op, waardoor het meer werk kost om dit over te plaatsen in een tool. Wie het vanaf het begin direct goed aanpakt mét tool, profiteert daar tijdens en na het proces van.

Vond u deze blog interessant? Lees dan nu ons E-book met nog meer tips & trucs! Bekijk de preview hier!