Het klinkt misschien als een oude managementterm uit de jaren ’90, maar organisaties gebruiken het nog veel: de AO/IC of de AO/IB. Ook is het vaak een populair onderwerp voor een afstudeerstage of -project. Maar wat is het eigenlijk? En wat kun je ermee?

Als eerste: wat is de AO?

Kortweg is de Administratieve Organisatie een organisatie gezien door een controllers- of accountantsbril. Een accountant ziet bedrijfsprocessen waarin risico’s verstopt zitten, controle nodig is (bijvoorbeeld om fraude of witwassen tegen te gaan) of scheiding van functies. Veel geld vloeit door deze processen.

Een belangrijke stap hierin is het vastleggen en beschrijven van de AO, dat tegenwoordig veel meer inhoudt dan simpel de financiële processen in kaart brengen. ICT of HRM spelen nu ook een belangrijke rol binnen organisaties. De AO is dus een goede blauwdruk van je organisatie.

AO en de PDCA-cyclus

Dan het tweede gedeelte: IC (Interne Controle) of IB (Interne Beheersing).

Er bestaat nog wel eens spraakverwarring over AO/IB en AO/IC. De termen worden vaak door elkaar gebruikt. Toch zit er een verschil tussen controleren (AO/IC) en beheersen (AO/IB: Bekijk de praktijkcase van deze financieel dienstverlener over AO/IB).

Interne controle

De interne controle is onderdeel van interne beheersingsmaatregelen. Een goed ingerichte AO/IB controleert dus niet alleen processen, maar beheerst ze ook en stuurt aan waar nodig. Om dit verder uit te leggen, gebruiken we de PDCA-cirkel van William Deming.

De Plan-Do-Check-Act cyclus is het bekendste voorbeeld van continue verbeteren. En wie processen beheerst, kan ze verbeteren. Wie alleen de processen controleert (voldoet het proces aan de gestelde eisen) doorloopt de cirkel maar voor driekwart; tot aan ‘Check’. Het proces is gecontroleerd, het voldoet aan de voorwaarden (of niet) en wordt gerapporteerd aan het management.

Interne beheersing

Wie aan interne beheersing doet, doorloopt de gehele PDCA-cirkel. Je handelt dan ook daadwerkelijk na aanleiding van de gevonden punten in het controle proces. Je beheerst processen, ze worden geëvalueerd en geoptimaliseerd. Dit alles hou je ook goed bij door alles te documenteren.

En wat is dan een AO/IC handboek?

AO/IC wordt vaak in één adem genoemd met een handboek AO/IC of handboek AO/IB. Wat is dat precies?

Er bestaat een wezenlijk verschil tussen de AO (administratieve organisatie) en een handboek AO/IC, waar veel vragen over bestaan. De AO is een soort beschrijving van de interne organisatie, door een financiële bril. Maar dit is niet hetzelfde als een handboek AO/IC.

Een AO/IC-handboek wordt gebruikt door de directie (of de afdeling planning en control in grotere organisaties) om processen te controleren. In handboeken AO/IC staat bijvoorbeeld beschreven hoe processen te beoordelen, wat de daarbij te hanteren controle-checklists zijn, hoe steekproefcontroles verlopen en hoe je rapporten hierover moet schrijven.

Hiervoor schrijf je een handboek als leidraad dat ondersteuning biedt in het controleren van processen. De AO en het AO/IC-handboek zijn dus twee hele verschillende zaken.

Ben je benieuwd hoe je in Scienta aan de slag kunt met AO/IB en AO/IC? Maak dan een afspraak voor een persoonlijke rondleiding.

Vraag een online rondleiding aan
meer over kwaliteitsmanagement