8 tips voor een bruikbaar RASCI model in je organisatie

Wat is RASCI?

RASCI is de afkorting van Responsible (verantwoordelijke), Accountable (eindverantwoordelijk), Supportive (ondersteunend), Consulted (iemand die geraadpleegd moet worden) en Informed (iemand die geïnformeerd moet worden).

Ga je aan de slag met het RASCI-model in jouw organisatie? Dan hebben we 8 praktische tips op een rijtje gezet:

1. Zorg ervoor dat er bij elke activiteit minstens één persoon verantwoordelijk (R) is. Geen verantwoordelijken voor een activiteit, betekent dat het werk niet wordt uitgevoerd.
2. Creëer ook niet te veel R’s voor één activiteit. Dan kan het werk ‘in het midden’ blijven liggen, omdat iedereen denkt dat iemand anders het doet.
3. Zorg voor één A per activiteit: niet meer, niet minder. Zo is altijd één persoon (of groep) eindverantwoordelijk voor de activiteit; diegene die er een ‘klap op kan geven’. Soms is dit dezelfde als degene die de R-rol heeft, maar het kan ook iemand anders zijn.
4. Controleer hoeveel R’s of A’s bij één persoon (of groep) liggen. Te veel van deze rollen kan duiden op te veel werk en dus overbelasting.
5. Veel I’s en C’s betekent vrijwel automatisch dat het proces langzamer gaat. Er moeten meer mensen geïnformeerd en geraadpleegd worden. Overweeg daarom kritisch de noodzaak van alle I’s en C’s.
6. Veel I’s en C’s betekenen ook dat de verantwoordelijken (R) blijkbaar niet genoeg middelen hebben om het werk op eigen kracht uit te voeren; ze moeten te veel consulteren. Kijk bij die activiteiten of de uitvoerenden meer informatie en meer bevoegdheid kunnen krijgen.
7. Is een persoon of groep alleen maar de I, S of C? Kijk dan goed naar het waarom van de rolverdeling. Waarom moet deze persoon zo vaak geïnformeerd of geraadpleegd worden? En is dat echt noodzakelijk?
8. Als laatste: de tabel hoeft niet helemaal gevuld te zijn. Soms kan het werk gedaan worden door één persoon (de R of de A), zonder verantwoording aan iemand af te leggen. Inventariseer dus goed hoe de activiteiten in elkaar zitten en wees kritisch op het aantal betrokken rollen.

Voorbeeld RASCI Matrix

Maar er kleven nog steeds 2 nadelen aan het traditionele RASCI-model…

En hoe goed je bovenstaande tips ook inzet: het traditionele kampt met twee hardnekkige gebreken.

En los je deze twee gebreken niet op? Dan is de kans groot dat je uiteindelijk zit opgescheept met een papieren tijger.

Maar wat zijn deze twee valkuilen als je nu een een RASCI-model zou gaan maken?

1. De eerste valkuil van het traditionele RASCI-matrix is dat organisaties of teams het te star gaan interpreteren. Daardoor ontstaat hokjesdenken: ‘Dit hoort wel bij mijn taken, dit niet’. Of afstand: ‘Hier ben ik wel verantwoordelijk voor, hiervoor niet’. En beperkingen: ‘Dit mag ik wel, dit mag ik niet’.

Moderne organisaties die het RASCI-model goed toepassen, weten dat dit model niet statisch kan zijn. Grote kans dat als je nu, in Excel of een ander programma, een RASCI-model zou maken, deze over een halfjaar niet meer actueel is.

Tenminste, als je collega’s het model ook daadwerkelijk zouden gebruiken.

2. Want dat is het tweede gebrek: RASCI-matrixen worden in de loop der jaren zó breed, zó lang en zó vol met informatie, dat ze niet meer normaal op een beeldscherm passen. Nodigt een Excel-bestand, verstopt op de F-schijf, uit tot lezen?

Precies. Een complexe, onoverzichtelijke tabel leidt automatisch tot minder gebruik van jouw RASCI-model. Matrixen worden zó kolossaal dat medewerkers niet meer snappen wat je ermee bedoelt.

En dat is zonde.

RACI model of RASCI model?

RASCI en RACI modellen zijn bijna hetzelfde, ze schelen ook maar één letter. RACI is dus hetzelfde als RASCI maar dan zonder de Supportive of ondersteunende rol. Voor kleinere projecten waarbij de Responsible (verantwoordelijke) het prima alleen aankan, kan je de S dus weglaten in je model.

Is het een groter project en dreigt er te veel op het bord van de verantwoordelijke medewerker te liggen? Dan is het handig om ook te kiezen voor ondersteunende rollen in je RASCI model.

Welke je gebruikt is dus aan jou. Zoals bij tip #8 al aangegeven werd.

Aan de slag met RASCI

Dus als je serieus aan de slag wil met het RASCI-model, dan is het tijd voor een innovatiever model. Een RASCI-matrix van Scienta nodigt uit tot lezen, is én blijft en blijft begrijpelijk door iedereen (ook door de mensen op de werkvloer!). Het RASCI-model in onze software beweegt mee met je organisatieprocessen, dankzij handige filters, overzichten en een laagdrempelige opzet.

Je kunt het RASCI-model in Scienta gratis in actie zien. Nieuwsgierig? Neem contact met ons op.