8 Scienta hacks die je werkdag lekker efficiënt houden

#1 Een uitnodigend dashboard

Zorg dat je dashboard er uitnodigend uit ziet. Net als met Instagram of in het echte leven: De eerste indruk telt. Dus richt als beheerder het dashboard van je medewerkers uitnodigend in met uitspringende kleuren, widgets en nieuws.

Zo is de kans groter dat collega’s dagelijks even een kijkje nemen. Hou het dashboard actueel met intern nieuws, uitgelichte artikelen of verjaardagen van collega’s. Is het vakantietijd? Dan zijn links naar formulieren om vakantie aan te vragen nu actueel.

Had je trouwens gezien dat je een dashboard ook volledig in full screen modus kan zetten? Mooi en handig voor op groot scherm bij je entree bijvoorbeeld.

#2 Leestaken geven

Updates van je documenten kan je makkelijk delen met je collega’s door ze een leestaak te geven op de aangepaste artikelen. Via een mailtje kunnen ze dan meteen inloggen en hun taken bekijken. Zo hou je medewerkers betrokken en ze nemen meestal automatisch een kijkje in Scienta bij wat nog meer nieuw is.

#3 Je gebruikersprofiel instellen

Vink aan of uit wat je wil laten zien aan anderen. Hoe meer profielvelden je aanvinkt, hoe makkelijker de leidinggevende van dat ene project vorig jaar terug te vinden is zodat je medewerker data kan opvragen. Is ‘titel’ of ‘kamernummer’ voor jouw organisatie niet relevant, zet je ze even makkelijk uit.

Functies en afdelingen hebben extra functionaliteiten. Die werken met taxonomie waardoor je zo makkelijk op die gebruikers kan filteren.

#4 Formulier titels aanpassen

Je hebt een formulier rondgestuurd maar krijgt nu 30 formulieren terug met dezelfde titel. Dan moet je ieder formulier apart openen om te zien van wie welk formulier is en hoe ver hij ermee is. Dat is verre van fijn.

Voeg variabele titels toe zodat je in één klap dat probleem oplost en zo krijg je als uitvoerder of beheerder veel meer inzicht in een taak. Handig toch? Denk je ‘Dit gaat me te snel?’ Hierbij een uitgebreidere handleiding.

#5 Ga actief op zoek

Wil je meer inspiratie op het gebied van processen en welke je allemaal in Scienta kan vastleggen? We zetten alle artikelen over procesmanagement voor je op een rijtje.

Of maak een enquête en vraag actief om input voor in Scienta aan je medewerkers. Eens per kwartaal een rondje doen onder je medewerkers om ze te vragen om input voor in Scienta, levert volgens onze klanten waardevolle inzichten op. Die enquête maak je natuurlijk in Scienta met een leestaak en variabele titel.

#6 Maak workspaces of dashboards per onderwerp

Maak van specifieke onderwerpen een workspace of dashboard. Rondom BHV, Thuiswerken of voor de afdeling HR. Dat maakt informatie lekker overzichtelijk. Plus, je laat alleen die informatie zien voor wie het relevant is door de gebruikersrechten juist in te stellen.

#7 Presets

Maak je steeds opnieuw gebruik van dezelfde filters of volgorde van kolommen? Dan kan je die instellingen ook vastzetten in een preset. Zo hoef je niet steeds opnieuw te zoeken naar de juiste combinatie van instellingen. Bijvoorbeeld als je wil weten welke artikelen binnenkort vervallen.

#8 Volg onze trainingen

Volg één van onze gratis trainingen, online en helemaal live zodat je alle vragen kan stellen waar je behoefte aan hebt. Ook regelmatig Lifehack trainingen, voor nóg meer tips en uitleg bij nieuwe features