8 redenen om jouw interne bedrijfsinformatie te documenteren

1. Documenteren voor een geheugensteun

Het documenteren van processen en kennis – bijvoorbeeld in handboeken of procesbeschrijvingen -moet in eerste instantie rust en ondersteuning bieden. Zeker bij de werkzaamheden waarvoor het lastig of onmogelijk is om alle kennis paraat te hebben, is die steun handig. Geen enkel persoon kan alles onthouden. Vooral bij beroepen met veel regels en protocollen, zoals accountants of verplegers, is dit lastig. Maar eigenlijk geldt het voor elke organisatie. Wie heeft er nog nooit een situatie meegemaakt dat je werk vastliep omdat een specifieke collega ziek was?

Door het documenteren van kennis hoeven we minder te vertrouwen op ons eigen geheugen en zijn we minder afhankelijk van collega’s die op dat moment wel of niet in de buurt zijn.

2. Het gelijk uitvoeren van werkzaamheden

In veel situaties is het gelijk uitvoeren van de werkzaamheden heel belangrijk. Het verhoogt de kwaliteit, vermindert de kans op fouten en verspilling en schept vertrouwen bij de klant. Het documenteren van een duidelijke afspraak, standaard of procesbeschrijving, is daarbij essentieel. Door alle informatie over bepaalde werkzaamheden te documenteren, weet je als organisatie zeker dat iedereen de werkzaamheden op de juiste én zelfde manier uitvoert.

3. Documenteren voor nieuwe medewerkers

Als er een nieuwe medewerker in dienst komt, moet er altijd veel informatie gedeeld worden. Juist dan is het makkelijk om het verhaal te vertellen aan de hand van gedocumenteerde kennis. De kans dat je iets vergeet is dan veel kleiner en alle nieuwe medewerkers worden op dezelfde wijze ingewerkt. Door het netjes documenteren van alle kennis in de organisatie, kan de nieuwe medewerker een dag later zelf alles nog een rustig terug lezen.

4. Documenteren zodat er kennis uit de organisatie verloren gaat

Organisaties krijgen hun kennis via hun medewerkers. Het is dan ook belangrijk dat een organisatie niet afhankelijk wordt van die ene medewerker die alles over een bepaalde procedure weet. Daarom moet je als organisatie alle kennis van alle medewerkers documenteren. Mocht er dan een collega weg gaan of uitvallen, dan gaat er geen kennis verloren.

5. Documenteren voor externen

In veel situaties moet een organisatie inzicht verschaffen aan externen, zoals de inspectie, een auditor of een accountant. Dat inzicht is makkelijker te geven als je je als organisatie bezig houdt met alle kennis documenteren. Niet voor niets is de eerste stap in ISO-certificering: ‘Zeg wat je doet’. Zo kan je intern, maar dus ook extern, aantonen hoe je werkt. Daardoor ben je ook minder afhankelijk van de manier waarop één functionaris zijn eigen draai aan het verhaal geeft.

6. Documenteren voor constante kwaliteit

Voor een groot deel maakt het documenteren van bedrijfsinformatie, de werkzaamheden controleerbaar. In een tijd waarin kwaliteit en onderlinge Service Level Agreements een steeds grotere rol gaan spelen, is documenteren dus onvermijdelijk.

Door het intern documenteren van kennis en informatie worden normen helder. Zo weet degene die gecontroleerd wordt als eerste of het resultaat aan de verwachtingen voldoet en of er bijgestuurd moet worden. Het documenteren van kennis is dus ook een hulpmiddel voor kwaliteit, met de kans iets nog te verbeteren, voordat anderen je erop wijzen.

Lees ook: waarom het kwaliteitshandboek zoals je het kent gaat verdwijnen.

7. Dingen doen zoals je zegt dat je ze doet

Elke organisatie heeft doelen die ze willen bereiken. Om deze te bereiken is het belangrijk dat iedereen in de organisatie weet wat er speelt. En kan er bijgestuurd worden waar nodig. Hiervoor is er wel informatie nodig, dus je moet gaan documenteren als organisatie. Documenteren wat de juiste werkwijze is, hoe processen verlopen en welke kennis er is. Maar ook documenteren welke doelen je als afdeling hebt en welke er organisatie breed zijn. En documenteren wat de visie van de organisatie is. Zo kan de hele organisatie samen in de gaten houden of alles nog gaat zoals het zou moeten gaan.

8. Documenteren van kennis als hulpmiddel om te veranderen

Soms moet de manier van werken veranderen. Er zijn daarvoor verschillende redenen te bedenken:

• nieuwe wet- en regelgeving
• de noodzaak tot stroomlijning van de interne organisatie
• het samengaan of juist afsplitsen van (delen van) organisaties
• vernieuwing van de automatisering
• nieuwe producten en diensten
• hogere kwaliteitseisen van de klanten en andere afdelingen
• verbetervoorstellen van medewerkers.

Als er een nieuwe werkwijze ontstaat door het veranderen, moet je deze direct documenteren. Daarmee heb je ook direct test- en opleidingsmateriaal. Het documenteren draagt dus bij tot het doorzichtig en beheersbaar veranderen. Het biedt een goede basis om jouw organisatie te controleren.