5 signalen die erop wijzen dat je jouw kwaliteitsmanagement moet automatiseren

Software, automatisering en tooling worden steeds meer gebruikt binnen organisaties.

Deze digitale transformatie raakt ook het werk van de kwaliteitsmanager en van de QHSE-manager. Maar het kan spannend zijn om de overstap te maken naar een (nieuw) softwaresysteem. Wanneer ben je daar eigenlijk klaar voor?

In deze blog beschrijven we de 5 signalen die wijzen dat jouw kwaliteitsmanagementsysteem te veel handmatige acties bevat en je tijd en geld kan besparen met automatisering. Welke herken jij in je eigen werk?

Binnen kwaliteitsmanagement, maar zeker ook in omliggende vakgebieden van QHSE, worden (moeten!) er veel zaken gemeld worden. Afwijkingen, non-conformaties, inspecties, veiligheidschecks: het zijn belangrijke instrumenten die direct invloed hebben op de veiligheid, kwaliteit en het welzijn van medewerkers.

Toch gaat het wel eens mis. Registraties blijven hangen in de organisaties, waardoor er wachttijden ontstaan die frustrerend zijn voor medewerkers en klanten. Meldingen of klachten komen bij de verkeerde functionaris, raken kwijt in een volle mailbox, of zijn gewoonweg onvolledig of onjuist ingevuld.

Maar hoe kan automatisering dit oplossen? Veel tools hebben ingebouwde checks waardoor de kans op fouten aanzienlijk verkleind wordt. En door middel van vooraf ingestelde workflows komt een ingevuld meldingsformulier altijd bij de juiste persoon uit. En dat niet alleen, veel tools beschikken over visuele dashboards die data inzichtelijk maken, waardoor er direct actie kan worden ondernomen. En dát scheelt weer stressvolle uren Excelformules doorgronden.

Goede documentatie kan een organisatie enorm ondersteunen. Alle procedures, procesbeschrijvingen, ondersteunde documenten of werkinstructies zijn natuurlijk een middel om een doel te bereiken, maar eenmaal goed uitgedacht is het de kunst om al deze waardevolle kennis tot zijn recht te laten komen. En dus niet (digitaal) te laten verstoffen!

Vaak is er veel moeite gestoken in het opstellen van gedocumenteerde informatie, maar wordt het in de praktijk niet gebruikt. Dit heeft niet te maken met de inhoud, integendeel, maar komt juist door de vorm. Bijvoorbeeld omdat documenten niet meer actueel zijn, niet gevonden kunnen worden, onpraktisch zijn opgebouwd (niemand leest een document door van 100 pagina’s op zoek naar een procedure) of op dubbele locaties staan.

Net zoals een duur schilderij het verdient om op een mooie plek te hangen, zo verdient jouw gedocumenteerde informatie om door iedereen bekeken en gelezen te worden. En dat lukt niet als jouw schilderij in de kelder hangt, of in dit geval, ligt begraven in een overvolle F-schrijf.

Taken, lijstjes en to-do’s: het kan meer dan eens voor hoofdpijn zorgen. Maar geen nood, aan sommige dingen hoef je niet eens meer te denken. Veel taken kunnen geautomatiseerd ingepland worden: herziening van documenten, het lezen van nieuwe documenten door medewerkers of het voorbereiden van audits.

Dat scheelt je niet alleen ruimte in je hoofd, het scheelt je ook eens veel tijd en voorkomt fouten. Je krijgt automatische meldingen als er weer een taak klaar staat voor je. En vaak zijn deadlines en herinneringen ook nog mogelijke opties die je kunt instellen. Hoef je daar in ieder geval niet meer aan te denken!

Audits worden soms nog te vaak ingezet als controlemiddel ten behoeve van compliance (‘voldoen we aan de regeltjes?’). Maar de kracht van de interne audit is juist om verbeteringen te signaleren en deze samen door te voeren.

Door dit controlerende karakter van audit hebben medewerkers er minder zin in, en de auditor in kwestie voelt zich bezwaard om zijn collega’s ‘op de vingers te kijken’.

Is dit dan niet meer een kwestie van de juiste mindset dan het aanschaffen van tooling? Ja, interne audits kunnen op andere, meer inspirerende manieren gedaan worden, zonder tool. Maar goed gereedschap is wel een aanjager: het zorgt voor een structuur, voor de actualiteit van de formulieren die gebruikt worden en zorgt voor een goede flow in de interne audit.

Uit onderzoek blijkt dat veel kwaliteitsmanagers op zoek zijn naar veel draagvlak binnen organisaties. Binnen veel bedrijven en instellingen staan medewerkers niet persé negatief tegenover kwaliteitsmanagement, maar ook niet positief.

Kan automatisering er voor zorgen dat meer medewerkers betrokken raken bij kwaliteitsmanagement – en dus bij de organisatie in zijn geheel?

Het lijkt misschien gek, maar dat is inderdaad mogelijk. Door juist niet alleen te focussen op de ISO en normen (zie ook de eerste tip uit deze blog), creëer je juist meer betrokkenheid voor kwaliteitsmanagement!

Het geheim? Meet them where they are: medewerkers zijn geïnteresseerd in het laatste nieuws in het bedrijf of een verjaardag van een collega. Als zij vervolgens zien dat er ook inhoudelijke documenten bestaan die hun verder helpt in hun werk, zoals kennisdocumenten of een goede checklists, is dat de eerste stap in het vergroten van draagvlak en betrokkenheid.

Zo’n intern intranet opzetten lukt alleen met de juiste tools: statische documenten moeten vervangen worden door levende, interactieve kennisbronnen die aansluiten op de wereld van je medewerkers.

Elke kwaliteitsmanager heeft grote of kleine problemen die geautomatiseerd kunnen worden. Of het nu gaat om interne audits naar een hoger vlak tillen, tot aan het beheren van documenten tot aan het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers bij kwaliteitsmanagement: automatisering biedt hier oplossingen voor.

Door middel van automatisering, het inzetten van slimme tools en software creëer je voor je organisatie een stabiel fundament én de mogelijkheid om daar vanuit flexibel op veranderingen in te spelen.

Wat zou jij als eerste willen automatiseren? En zou Scienta je daarbij kunnen helpen? Lees meer over Scienta en kwaliteitsmanagement in onze gratis whitepaper.