1. Als je je organisatie wil verbeteren en wil groeien
Naarmate een organisatie groeit, is er steeds meer behoefte aan structuur en duidelijkheid. Niets is frustrerender voor medewerkers als niet duidelijk is wat er moet gebeuren en wie daarbij helpt of verantwoordelijk voor is. In sommige gevallen is het ook handig om te weten hoe iets uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld omdat de medewerker nieuw is of omdat er veel dingen fout kunnen gaan.
In dit soort situaties is het handig om een beschreven weergave van de werkelijkheid te hebben: procesbeschrijvingen! Het geeft houvast en sturing én het zorgt voor rust bij je medewerkers, omdat ze weten dat er een stabiele basis is waarop teruggevallen kan worden.
Natuurlijk zijn er voorwaarden aan verbonden: procesbeschrijvingen moeten door iedereen begrepen kunnen worden, zonder het proces te oversimplificeren en de beschrijving dubbelzinnig wordt. Ook de organisatiecultuur speelt een belangrijke rol: in hoeverre mag je afwijken van een procesbeschrijving en is er ruimte voor improvisatie? In deze blog gaan we hier dieper op in en geven we je een handig hulpmiddel mee om deze bewegingsvrijheid te bepalen.
2. Vanwege certificering, wet- en regelgeving of compliant zijn
Deze thema’s zijn vaak redenen om processen vast te leggen. Maar processen vastleggen in het kader van compliance is gevaarlijk.
Bij veel mensen wordt het al heel snel gezien als een ‘moetje’; we moeten onze organisatie beschrijven omdat het moet volgens de AVG, de ISO, de accountant, de inspectie of een andere instantie die bepaalde eisen stelt aan je organisatie. En iedereen weet dat ‘iets moeten’ een slechte motivator is.
Een goede procesbeschrijving in het kader van compliance laat aan de ene kant zien dat je organisatie in staat is om te voldoen aan verschillende eisen en normen, waardoor er processen op een bepaalde manier moeten gebeuren (soms is het zelfs verplicht om bepaalde processen beschreven te hebben). Aan de andere kant moeten diezelfde procesbeschrijvingen niet te rigide en te star worden, zodat het hun doel voorbij schiet.
Hoe kun je deze paradox overbruggen?
Door kritisch te (blijven) kijken naar procesbeschrijvingen, op een flexibele manier aanpassingen kunnen doen aan de procesbeschrijvingen en het vooral door met meerdere medewerkers er naar te kijken, blijven procesbeschrijvingen hun nut houden. Zo beschrijf je processen in eerste instantie niet omdat het moet, maar omdat het een middel is om organisatie verder vooruit te helpen.
3. Als je er gewoonweg behoefte aan hebt
Organisatieverbetering, procesborging, compliance: het zijn nog al wat gewichtige redenen om processen te beschrijven, niet?
Gelukkig hoeft het niet allemaal altijd zo doordacht en strategisch.
Soms is gewoon fijn om wat zaken ‘op papier’ te hebben, bijvoorbeeld als je collega op vakantie gaat en je haar taken moet overnemen. Of omdat je zelf wel eens behoefte hebt aan een geheugensteuntje. Of omdat je in je team een nieuw softwaresysteem gaat gebruiken, en iedereen er even wegwijs in gemaakt moet worden. Praktische voorbeelden, die het nut van een goede beschrijvingen nog eens extra aantonen.
En of het nu daadwerkelijk procesbeschrijvingen zijn, of een werkinstructie of een procedure of een checklist – dat maakt niet zo veel uit. Als het jouw organisatie maar helpt.
Scienta en procesbeschrijvingen
Of je nu een proces beschrijft om aan te tonen dat je aan artikel 33 en 34 van de AVG voldoet of een simpele checklist opstelt voor je team om te bepalen wanneer er, bijvoorbeeld, een datalek is: het is essentieel dat dit soort informatie snel, eenduidig en correct bij de juiste persoon komt.
Een verouderd intranet, ontoegankelijk BPM-systeem of overvolle F-schijf helpen hier niet bij, hoe goed de procesbeschrijvingen ook mogen zijn. Wat wel helpt? Probeer eens Scienta.
