Tijdens onze webinars over Scienta 3.0 kregen we nog veel vragen over het printen van het handboek. Dit is mogelijk, maar we raden het ten zeerste af. Waarom? We geven je tien redenen:
- Niet up-to-date te houden. Een papieren handboek is niet up-to-date te houden. Een van de grootste voordelen van het (kantoor)handboek in Scienta is dat er automatisch updates in komen, zodat je dat zelf niet hoeft te doen. Met een papieren handboek moet je zelf alle artikelen die aangepast zijn weer uitprinten en invoegen, wat eigenlijk zonde van je tijd is.
- Een papieren handboek is niet beheersbaar. Oké, voor eenmanskantoren is een ordner met a4-tjes wellicht nog te overzien (maar daarvoor geldt ook weer punt 1), maar vanaf een grootte van vijf advocaten wordt het al lastig om een papieren handboek te beheersen. Weet iedereen waar het handboek staat? Wat nou als twee personen tegelijk het handboek nodig hebben? Moet er dan onnodig gewacht worden? En wat als medewerkers wijzigingsvoorstellen hebben?
- Verschillende versies. Echt gebeurd: een accountant print (een deel van het) handboek uit vanuit Scienta en stopt het in zijn la. Braaf kijkt hij zo nu en dan het handboek in, niet wetende dat er in de loop van de tijd het handboek is veranderd. Na verloop van tijd komt hij erachter dat hij met een flink verouderde versie werkt en dus niet meer volgens de geldende wet- en regelgeving werkt. Dit was natuurlijk niet gebeurd als hij het handboek in Scienta had laten staan.
- Een papieren handboek is moeilijk te doorzoeken. Je bent net op zoek naar die ene alinea met informatie of net dat formulier. In een kast met ordners zakt de moed je al snel in de schoenen om zulke triviale zaken te vinden.
- Geen versiebeheer. Wil je in één oogopslag zien wat er is gewijzigd artikel? In Scienta kan dat, maar met een ordner is niet mogelijk.
- Geen bestanden bij het handboek. Veel organisaties gebruiken Scienta omdat er makkelijk koppelingen gelegd kunnen worden met bestanden binnen Scienta of interne schijven, bijvoorbeeld voorraadlijsten of notulen. Een digitale omgeving voor handboeken biedt deze mogelijkheid.
- Geen labels mee kunnen geven. In Scienta noemen we dit ‘tags’. Met tags kun je verschillende documenten met hetzelfde thema of onderwerp bundelen. Dit maakt het handboek veel dynamischer dan een uitgeprint handboek in je la.
- Koppelingen met andere pakketten. Scienta koppelt zich makkelijk met andere pakketten. Van boekhoudsysteem doorklikken naar het juiste protocol? Geen probleem en het kost je minder dan een muisklik.
- Makkelijk kwijt te raken. Met Scienta kun je jouw handboek overal en altijd raadplegen. Ordners echter moet je overal mee naar toe nemen en bevatten daardoor het risico te worden vergeten. Je zou niet de eerste zijn die belangrijke stukken kwijtraakt in de trein.
- Een papieren handboek is papierverspilling. Alleen al kantoorhandboek van de Nederlandse Orde van Advocaten heeft 118 pagina’s, sommige delen van het handboek van Novak hebben meer dan 500 pagina’s. Als je zo’n handboek zou willen uitprinten bent je één pak A4’tjes verder. Samen met alle andere bovengenoemde redenen, vinden wij dat het papierverspilling is.
Conclusie: er zitten vooral nadelen aan aan het uitprinten van het handboek. Of je nou een eenpersoons advocatenkantoor bent of huisvest aan de zuidas: uitprinten het bespaart je een hoop tijd en moeite als je jouw handboeken in Scienta laat staan.
Meer weten? Lees ons E-book!
Lees ons E-book ‘De oranje draad: interne bedrijfsinformatie als basis voor succes’. Praktisch, inspirerend en vol met uitgebreide uitleg volgens onze visie. Download hem hieronder of op deze pagina.
