Zo’n 5 jaar geleden introduceerde Scienta bij de 5e release formulieren. Sinds die tijd is er meer dan veel veranderd, verbeterd en toegevoegd. Met Scienta is je eigen formulieren maken een eitje. Van simpele ziekmeldingen en ‘broodjes bestellen’ tot ICT vragen indienen, onkostendeclaraties of geavanceerde formulieren voor het afhandelen van klachten of audits. 

We zetten een aantal weetjes over formulieren voor je op een rij, zodat je er nog meer uit kan halen. Hier komen 10 dingen die je nog niet wist over Scienta formulieren:

1. Dataviewer

Om je workflow op orde te houden, zijn formulieren erg handig. Je haalt allerlei informatie en data uit je organisatie en die inzichten kan je gebruiken om beter te managen. Vanuit de portal ga je direct naar de resultaten die je met de juiste rechten kan inzien. In de vorm van grafieken zie je de antwoorden terug. Per vraag en gebruiker.

Wist je ook dat je bij het maken van een formulier kan aangeven dat een bepaald veld ook een filter moet worden in de data viewer? Volgende keer proberen dus. Dan kan je daarop filteren. Handig als je alleen formulieren wil zien van bepaalde collega’s of als je voor het MTO wil weten hoeveel collega’s je organisatie een voldoende geven voor veiligheid.

2. Teken hier

Het handtekeningvak is het meest besproken onderdeel binnen Scienta onder onze collega’s. Er zijn kampen met voor- en tegenstanders die hier urenlang over kunnen discussiëren.

Hier hebben we het niet meer over. 

3. Tekstveld wint de populariteitsprijs

Volgens onze klanten en onze collega’s van Customer Support wordt de optie ‘tekstveld’ het meest gebruikt. Veel open vragen dus waar je zelf invulling aan mag geven. Daar houden we van bij Scienta.

4. Vijftig gratis formulieren

De templates van de formulieren in Scienta worden door al onze klanten wel gebruikt. We geven iedere klant ruim 50 templates om te gebruiken en aan te passen naar wens. Zelf kan je ook ieder denkbaar formulier maken. Deze templates zijn tijdens een klantenactie door onze klanten zelf bedacht en jullie maken er veel gebruik van!

5. Variabele titels of taaktitels

Soms vullen meerdere collega’s tegelijk hun eigen checklist formulier in. Of als je in de formulier flow meerdere gebruikers hebt, loop je er tegenaan dat je een formulier eerst moet openen om erachter te komen wie het invulde. 

“De taaktitel toekennen is wel een ultieme tip, zeker als je een formulier vaak gebruikt.”

Pirjo van Rosse-van Zomeren, Compliance officer bij NEWOMIJ

Nu heten die formulieren allemaal nog bijvoorbeeld ‘klachtenformulier’ of ‘registratieformulier’. Maar sinds de 8e release kan je zelf taaktitels aanmaken. Met vermelding van de klantnaam bijvoorbeeld en de naam van de collega die de klacht behandelt. Nu vind je deze formulieren voortaan makkelijker terug, ook in de overzichten.

6. Vormen met betekenis

Bij een meerkeuzevraag hebben de ronde selectievakjes een andere betekenis in Scienta dan de vierkante. De vierkante vakjes kan je meerdere aanvinken. Bij de ronde maar één.  

7. Geautomatiseerde naam

Je kan door vierkante haakjes toe te voegen op deze manier: [[user-name]] en [[user-email]] de naam en het e-mailadres van de persoon die ingelogd is, alvast in laten vullen. Scheelt weer tijd.

8. Heel gefaseerd

In een formulier kan je meerdere fases toevoegen. Maar wist je al dat daar geen maximum op zit? Je kan dus helemaal los gaan met oneindig veel fases in formulieren. De vraag is of je dat wil, want je collega’s hebben wel meer te doen. Maar weten dat het kan, is ook wat waard.

9. Twee manieren van herhalen

Met de grid collectie maak je makkelijk meerdere vragen in een tabel en met de herhaal collectie kan je om meerdere antwoorden vragen in een formulier. Wist je dat dit voornamelijk gebruikt wordt bij het uploaden van bijlagen of indienen van ideeën? 

10. Hulp nodig?

Soms wil je alles uit onze formulieren halen, zo veel dat je de grenzen opzoekt van wat mogelijk is. Daar smullen wij van bij Scienta en we helpen je daar ook graag bij. Zo is het een klant van ons gelukt om vragenlijsten uit Excel om te bouwen voor kwaliteitscontrole op dossiers.

Zeker door het gebruik van de conditionele relaties scheelt het veel tijd in het doorlopen van de vragen. Ook het toevoegen van bewijslast in de vorm van bestanden geeft een extra voordeel t.o.v. de oude werkwijze.”

– Maarten van de Ruit, Van Kampen Groep.

Wil jij ook hulp bij het inrichten van een extra complex formulier? Naast onze formulieren trainingen, kunnen we je ook persoonlijk helpen. Neem dan vooral even contact op.

Je wil vast van alles in formulieren proberen. Ja dat wil je! Vraag een proefaccount aan en je kan meteen aan de slag!

Maak gratis kennis met Scienta

Gratis proefaccount