Gourmet groeit door eenvoudige processen

Gourmet is een hardgroeiend bedrijf. Duidelijke processen en procedures worden dan steeds belangrijker’, aldus Matthieu Boots van Gourmet. Matthieu is financieel manager bij Gourmet, een uien-,  knoflook en sjalottenspecialst. Gourmet kan het hele jaar door haar producten leveren: nu zo’n 75 miljoen verpakking per jaar in Europa. ‘We leveren van land tot klant. Dus bij ons draait alles om kwaliteit.’

Uienspecialist

Gourmet is een familiebedrijf in het Noord-Hollandse Grootebroek. ‘Ons product is voornamelijk eigen teelt. Negen a tien maanden per jaar leveren we van onze eigen telers. De rest van het jaar importeren we uit het buitenland om onze klanten te kunnen leveren. Onze klanten zitten voornamelijk in de retail in Europa. We spelen in op consumentenbehoeften en denken graag mee met onze klant. Zo verpakken we onze producten voor de klant: we hebben zo’ n twintig verpakkingslijnen. Daarnaast onderscheiden we ons door onze specialiteiten, zoals witte, roze of baby-uien en verschillende sjalotten- en knoflookrassen.’

‘Kwaliteit is voor ons ontzettend belangrijk. Met al onze klanten hebben we afspraken over kwaliteit. Daarnaast hebben we veel certificaten. We moeten volgens bepaalde normen werken om aan de eisen van die certificaten te voldoen. Dat zijn natuurlijk ook allemaal processen die vastgelegd moeten worden. Keurende instanties stellen het natuurlijk op prijs als jij je processen hebt vastgelegd en hebt beschreven.’

‘Als iemand iets zoekt of iemand is niet aanwezig of iemand vertrekt weer, dan hadden we toch wel moeite om alles weer bij elkaar te zoeken en up-to-date te houden.’

Sturen op data

In een snel groeiend bedrijf wil je niet meer op je onderbuikgevoel sturen, aldus Mathieu. ‘Je wil op data sturen. Dan is het belangrijk dat het bij de bron, de invoer van die data, al goed gaat. Daarvoor zijn eenduidige en consistente processen nodig.’

‘Begin 2019 hadden we een ERP-implementatie. Hierdoor kregen we ineens veel meer data tot onze beschikking, maar het betekende ook dat we goed naar onze processen moesten kijken. Voor veel collega’s kwamen er nieuwe werkwijzen bij. Het was voor ons dus belangrijk om die processen goed in kaart te brengen en vast te leggen.’

Tot voor kort was al die informatie verspreid over de gehele organisatie, op harde schijven of in de hoofden van mensen. ‘Als iemand iets zoekt of iemand is niet aanwezig of iemand vertrekt weer, dan hadden we toch wel moeite om alles weer bij elkaar te zoeken en up-to-date te houden.’

Niet te complex

Het was dus het juiste moment om alle processen eens goed onder de loep te nemen. Een systeem om deze processen te borgen kon natuurlijk niet ontbreken. Na wat onderzoek op internet, werd dit systeem uiteindelijk gevonden in Scienta.

‘Versiebeheer was voor ons belangrijk. En het moest vooral niet te complex zijn. Als het te complex wordt, dan is het gedoemd te mislukken. Vooral omdat mensen het niet gewend zijn om te gebruiken.’

Daarom start Gourmet eenvoudig met Scienta. Inmiddels is er met iedere afdeling overleg geweest, en is er daar een beheerder aangewezen. Dat is iemand die verantwoordelijk is voor de processen van de betreffende afdeling. Mathieu: ‘als je eenvoudig begint, dan zie je dat er op een gegeven moment meer vraag vanuit de organisatie ontstaat. Mijn ervaring is dat dat beter werkt, dan als ik ze dwing om alle functionaliteiten meteen te gebruiken

Voldoet Scienta aan de verwachtingen? ‘Ja, Scienta is gebruiksvriendelijk. Het stimuleert om echt die processen door te lopen en vast te leggen. We hebben een stagiair in dienst om onze processen in kaart te brengen en vast te leggen in Scienta. Dat scheelt heel veel. Voor ons is het een goede stok achter de deur.’

Meer weten over Scienta en processen vastleggen?

Het managen van processen begint met het weten welke processen er zijn, hoe ze verlopen en wie wat doet in het proces. Scienta helpt om die informatie te borgen, te communiceren en daarmee processen te verbeteren. Scienta maakt procesmanagement levendig, flexibel en toegankelijk voor alle betrokkenen. ► Lees meer over Scienta en procesmanagement.