Active Ants is in 2010 opgericht met het idee om e-fulfilment door middel van innovatie, automatisering en het werken met robotjes, accurater en efficiënter te laten zijn. En dat is gelukt. Active Ants is inmiddels uitgegroeid tot een van de grotere spelers in Nederland met meer dan 250 klanten en ruim 3 miljoen orders per jaar.

Juist bij zo’n snel groeiend bedrijf als Active Ants is procesmanagement zo belangrijk. Hierover hebben wij met Daniëlle Dekker gesproken. Zij is sinds november 2019 KAM Coördinator bij Active Ants en focust op dit moment op de kwaliteitsmanagement binnen Active Ants, om die processen goed op papier te zetten om de kwaliteit te waarborgen.

Kan je wat vertellen over Active Ants?

“Wij zijn een e-commerce bedrijf, en heel simpel gezegd, wij pakken pakketjes in voor webshops. We doen het hele logistieke proces voor onze opdrachtgevers. Zo kan iemand dus bij wijze van, vanaf zijn zolderkamertje een webshop runnen, zonder dat diegene zich druk hoeft te maken over het opslaan van zijn producten, het verzenden en eventueel retourneren.”

“Vanaf de fabrikant of leverancier komen de producten bij ons terecht, dan gaan wij het sorteren en slaan wij het op in onze AutoStore. Onze opslag AutoStore is een prachtig systeem, het is eigenlijk een grote kubus waar 80.000 bakken in staan, met weer verschillende compartimenten. En bovenop die kubus rijden 90 robotjes die de orders verzamelen. Er liggen miljoenen producten opgeslagen en daar kan verder niemand bij. Door dit systeem is het een heel gestroomlijnd en efficiënt proces, de robotjes picken de producten uit de voorraad, leveren het af bij een orderpicker, die pakt het juiste product van het robotje en hij legt het dan weer in een bak die naar de inpakker gaat. Een heel mooi gesloten circuit.”

Hoe was kwaliteitsmanagement geregeld voordat jij in dienst kwam?

“Tot ik in dienst kwam, werden veel van mijn taken door collega’s ‘erbij’ gedaan. In het begin toen Active Ants net begon kon dit ook makkelijk. Maar hoe groter Active Ants werd, hoe groter die taken werden. Daarom hebben ze besloten om een KAM coördinator aan te nemen, en dat ben ik geworden. Op dit moment focus ik met heel erg op de K van kwaliteit uit mijn functie en het beschrijven van de processen.”

“Toen ik in dienst kwam ben ik mij direct gaan focussen op het beschrijven van de processen en die te documenteren in een programma. Toen ik de keuze gemaakt had voor Scienta, ben ik een aantal maanden bezig geweest met het vullen. Ik heb gekeken naar welke processen er al waren beschreven, en hiermee de werkvloer opgegaan. Ik ging meekijken met de medewerkers bij de machines, en dan vroeg ik gewoon hoe werkt dit precies? Waarom doe je dat? En wat doe je als er iets gebeurt? En met die informatie vulde ik processen aan, of soms veranderde ik een proces of kwam ik er achter dat er een proces miste en schreef ik die uit. Zo kwam ik er ook achter dat mensen af en toe hun eigen versie van een proces creëerde, wat weer een gevaar kan zijn voor de consistentie. Hier ben ik toen mee aan de slag gegaan en dat heb ik allemaal vastgelegd in Scienta.”

“En nu het digitale stuk geregeld is, de basis staat, ga ik terug de werkvloer op. Nu ga ik bezig met de 5S- methode. Een manier van kwaliteitsmanagement, een werkmethode. Dit was al doorgevoerd in het bedrijf, maar door de snelle groei die we doorgemaakt hebben, is dit naar de achtergrond geraakt. Dit ga ik nieuw leven in blazen.”

Kan je wat meer vertellen over de 5S-methode?

“De 5S is een werkmethode. Een manier van werken waarbij je eigenlijk alles elimineert wat niet bij dat werkproces hoort en waarbij je heel veel standaardiseert. Zo heeft alles een vaste plek, bijvoorbeeld de nietmachine, die ligt altijd op het kastje naast de printer. Hierdoor kan je heel snel dingen vinden, je kan snel zien of er iets mist en ook of er iets mis gaat.”

“Nu ik er weer mee aan de slag ga, merk je dat mensen enthousiast worden dat het weer nieuw leven in geblazen wordt. Het geeft duidelijkheid. En dat is waar mensen behoefte aan hebben, duidelijkheid en rust. De 5S-methode is daar een fantastisch systeem voor.”

Hoe zijn jullie verder nog bezig met het waarborgen van kwaliteit?

“Wij willen onze opdrachtgevers en ook de eindklant het beste resultaat geven, met zo min mogelijk fouten. Hiervoor willen we zo efficiënt mogelijk werken. Daarom staat kwaliteit hoog in het vaandel bij ons. We werken dan ook met moderne en goede machines en we willen de mensen goed trainen. Hiervoor hebben wij Scienta en onze interne University, waarin we aan de hand van filmpjes en foto’s alle processen uitleggen en aan de medewerkers leren.”

“Ook hebben we in Scienta per machine en werkgebied een map aangemaakt, met onder andere een werkinstructie, een uitgetekende workflow en een buddy checklist. Zo weten we zeker dat als mensen getraind worden, hun buddy alle belangrijke aspecten met ze doorneemt. En dat werkt fantastisch! Zo kunnen we de kwaliteit waarborgen en weten we zeker dat iedereen op dezelfde manier werkt en kunnen we continuïteit bieden.”

Jullie zetten Scienta nu voornamelijk in op de werkvloer, gaan jullie dit nog verder doorvoeren in het bedrijf?

“Je merkt heel goed dat de interesse in Scienta binnen het bedrijf steeds groter wordt. Nu we de werkvloer beschreven hebben en het daar hebben geïmplementeerd. Komen er steeds vaker collega’s naar mij toe om te vragen of zij ook een inlog en uitleg kunnen krijgen. Je merkt dat het gaat leven in de organisatie en dat mensen het echt heel handig vinden en graag gebruiken. Het is uiteindelijk ook de bedoeling dat het hele bedrijf beschreven staat in Scienta en er ook mee werkt. Dit kost alleen tijd en met een snel groeiende organisatie is tijd schaars. Doordat het gaat leven in het bedrijf, wordt de implementatie ook makkelijker, als we eenmaal zo ver zijn dat we ook andere afdelingen gaan beschrijven.”

“Scienta is als het ware de bijbel van Active Ants, het online handboek. Daar staat alles in. Er was al veel beschreven, maar iedereen liep tegen de welbekende problemen aan. Er waren verschillende versies in omloop. Er stonden bestanden lokaal opgeslagen in plaats van in een map waar iedereen er bij kon. Of er was een oude versie uitgeprint die nog steeds werd geraadpleegd. En dat is nu verleden tijd, er is duidelijkheid. Er is 1 versie en dat is ook altijd de meest recente versie. En het is op 1 centrale plek opgeslagen. Scienta zorgt voor rust en duidelijkheid, en dat is waar mensen behoefte aan hebben en fouten voorkomt.”