AO/IB en AO/IC: wat is het (en wat is het verschil?)

Het klinkt misschien als een oude managementterm uit de jaren ’90, maar binnen veel organisaties wordt het nog steeds veel gebruikt: de AO/IC of de AO/IB. Ook is het vaak een goed onderwerp voor een afstudeerstage of -project. Maar wat is het eigenlijk? En wat kun je ermee?

Als eerste: wat is de AO?

Kortweg gezegd is de Administratieve Organisatie een organisatie gezien vanuit een controllers- of accountantsbril. Een accountant ziet bedrijfsprocessen waarin risico’s verstopt zitten, controle nodig is (bijvoorbeeld om fraude of witwassen tegen te gaan) of scheiding van functies omdat er veel geld vloeit door deze processen.

Een belangrijke stap hierin is het vastleggen en beschrijven van de AO, dat tegenwoordig veel meer behelst dan simpel de financiële processen in kaart brengen. Immers: ICT of HRM spelen nu ook een belangrijke rol binnen organisaties. De AO kun je dus vergelijken met een goede blauwdruk van je organisatie.

AO en de PDCA-cyclus

Dan het tweede gedeelte van de term: IC of IB.

Er bestaat nog wel eens spraakverwarring over AO/IB en AO/IC en wordt vaak door elkaar gebruikt. Toch zit er een verschil tussen controleren (AO/IC) en beheersen (AO/IB). De interne controle is namelijk onderdeel van interne beheersingsmaatregelen. Een goed ingerichte AO/IB controleert dus niet alleen processen, maar beheerst ze ook en stuurt aan waar nodig. Om dit verder uit te leggen, gebruiken we het voorbeeld van de PDCA-cirkel van William Deming.

De Plan-Do-Check-Act cyclus is het bekendste voorbeeld van continue verbeteren. En wie processen kan beheersen, kan ze ook verbeteren. Wie alleen de processen controleert (voldoet het proces aan de gestelde eisen) doorloopt de cirkel maar voor driekwart, namelijk tot aan ‘Check’. Het proces is gecontroleerd, het voldoet aan de voorwaarden (of niet) en het wordt gerapporteerd aan het management.

Wie aan interne beheersing doet, doorloopt de gehele PDCA-cirkel. Er wordt dan ook daadwerkelijk gehandeld na aanleiding van de gevonden punten in het controleproces. Processen worden beheerst, er wordt geëvalueerd en geoptimaliseerd.

En wat is dan een AO/IC handboek?

AO/IC wordt vaak in één adem genoemd met een handboek AO/IC of handboek AO/IB. Wat is dat precies?

Er bestaat een wezenlijk verschil tussen de AO (administratieve organisatie) en een handboek AO/IC, waar veel vragen over bestaan. De AO is in wezen een beschrijving van de interne organisatie, door een financiële bril. Maar dit is niet hetzelfde als een handboek AO/IC.

Een AO/IC-handboek wordt gebruikt door de directie (of de afdeling planning en control in grotere organisaties) om processen te controleren. In handboeken AO/IC staat bijvoorbeeld beschreven hoe processen beoordeeld moeten worden, wat de daarbij te hanteren controle-checklists zijn, hoe steekproefcontroles verlopen en hoe rapporten hierover geschreven dienen te worden. Hiervoor wordt een handboek geschreven dat gebruikt wordt als leidraad dat ondersteuning biedt in het controleren van processen. De AO en het AO/IC-handboek zijn dus twee wezenlijk verschillende zaken.

Scienta en AO/IC

Ga jij aan de slag met AO/IC? Dan is het absoluut noodzakelijk dat er documentatie is van de relevante processen en procedures binnen uw organisatie. De nut en noodzaak hiervan kan niet vaak genoeg benadrukt worden, omdat er zo eenduidigheid in de organisatie ontstaat en iedereen van elkaar weet wat hij of zij doet. Dit helpt in het geval als er dus een collega plotseling uit beeld verdwijnt en geeft u een goede basis om uw organisatie door te lichten en verantwoording af te leggen.

Maar, met alleen documenteren ben je er nog niet. De tijd van grote papieren handboeken in de welbekende la liggen al tijden achter ons. Gebruiksvriendelijke software zorgt ervoor dat dit soort essentiële informatie door iedereen gevonden en gelezen kan worden.

Scienta is zo’n systeem dat dit op een unieke, eenvoudige en krachtige manier doet. Met Scienta kun je processen eenvoudig beschrijven, controleren, beheerden én delen met de rest van je organisatie. Zo is niet de alleen de AO goed geborgd, maar ook de interne controle en beheersing. Op een manier die iedereen snapt en begrijpt.

Meer weten? Kijk eens naar onze software Scienta Premium of download ons E-book!

Door |2018-12-06T16:31:22+00:00donderdag 29 november, 2018|Procesmanagement|