Met het RASCI-model schept u duidelijkheid in de – soms een wirwar aan – rollen en verantwoordelijkheden in een organisatie. Het principe is simpel: elk persoon in een organisatie heeft een bepaalde rol in al het werk dat uitgevoerd moet worden. Zo kan de ene verantwoordelijk zijn voor uitvoering en moet een ander geïnformeerd worden over de voortgang. RASCI is de afkorting van Responsible (verantwoordelijke), Accountable (eindverantwoordelijk), Supportive (ondersteunend), Consulted (iemand die geraadpleegd moet worden) en Informed (iemand die geïnformeerd moet worden).

Gaat u aan de slag met het RASCI-model in uw organisatie? Dan hebben we 8 tips voor u op een rijtje gezet:

  1. Zorg ervoor dat er bij elke activiteit minstens één persoon verantwoordelijk (R) is. Geen verantwoordelijken voor een activiteit, betekent dat het werk niet wordt uitgevoerd.
  2. Creëer ook niet te veel R’s voor één activiteit. Dan kan het werk ‘in het midden’ blijven liggen, omdat iedereen denkt dat iemand anders het doet.
  3. Zorg voor één A per activiteit: niet meer, niet minder. Zo is altijd één persoon (of groep) eindverantwoordelijk voor de activiteit; diegene die er een ‘klap op kan geven’. Soms is dit dezelfde als degene die de R-rol heeft, maar het kan ook iemand anders zijn.
  4. Controleer hoeveel R’s of A’s bij één persoon (of groep) liggen. Te veel van deze rollen kan duiden op te veel werk en dus overbelasting.
  5. Veel I’s en C’s betekent vrijwel automatisch dat het proces langzamer gaat. Er moeten meer mensen geïnformeerd en geraadpleegd worden. Overweeg daarom kritisch de noodzaak van alle I’s en C’s.
  6. Veel I’s en C’s betekenen ook dat de verantwoordelijken (R) blijkbaar niet genoeg middelen hebben om het werk op eigen kracht uit te voeren; ze moeten te veel consulteren. Kijk bij die activiteiten of de uitvoerenden meer informatie en meer bevoegdheid kunnen krijgen.
  7. Is een persoon of groep alleen maar de I, S of C? Kijk dan goed naar het waarom van de rolverdeling. Waarom moet deze persoon zo vaak geïnformeerd of geraadpleegd worden? En is dat echt noodzakelijk?
  8. Als laatste: de tabel hoeft niet helemaal gevuld te zijn. Soms kan het werk gedaan worden door één persoon (de R of de A), zonder verantwoording aan iemand af te leggen. Inventariseer dus goed hoe de activiteiten in elkaar zitten en wees kritisch op het aantal betrokken rollen.

Frisse wind

Maar hoe handig het klassieke RASCI-model ook kan zijn, anno nu kleven er twee nadelen aan. Ten eerste wordt het visueel te ingewikkeld. De meeste RASCI-matrixen zijn in de loop der jaren zó breed, zó lang en zó gevuld geworden, dat ze niet meer normaal op een beeldscherm pasten. En ten tweede hindert de toegenomen complexiteit het praktische gebruik. Hoog tijd dus voor een frisse wind door het RASCI-model! Hoe? Dat leest u in onze whitepaper.