Wat ik zie is dat er steeds meer aandacht komt voor kwaliteit in de advocatuur. Er is een verschuiving te zien, mede geleid door invloeden van buiten de branche. De overheid wil een externe toezichthouder, maar ook opdrachtgevers (klanten) en beroepsaansprakelijkheidsverzekeraars stellen andere eisen in de zin van certificering en compliance. Door als advocaat, kantoor of beroepsorganisatie zelf doortastend aan het werk gaan met kwaliteitsmanagement, kan de invloed van buitenaf voorkomen worden.

Binnen kantoren is veelal voldoende besef van kwaliteit en over het algemeen is men op de hoogte van de vereisten. Echter dit heeft vaak weinig prioriteit, en het belang van een goed kwaliteitsbeleid wordt niet kantoor breed gedragen. Veel advocatenkantoren hebben intern wel een visie op kwaliteit, maar dit wordt nog onvoldoende toegepast of is nog te gefragmenteerd. Het is niet duidelijk beschreven of is in handen van één persoon, in plaats van dat het leeft binnen het kantoor. Verder is kwaliteitsbeleid voor veel advocaten nog te abstract of te afschrikwekkend. Veel advocaten hebben het idee dat dit ‘checklist zus, checklist zo’ is en vooral veel tijd kost. Dit is een verkeerde gedachte, goed kwaliteitsbeleid creëert juist ruimte voor vooruitgang.

Als eerste is het belangrijk dat men een nulmeting verricht om te kijken waar men staat. ‘Wat gaat goed en wat kan beter?’ Neem vervolgens de tijd om op zoek te gaan naar verbeteringen in de organisatie en de processen. Vervolgens is het van belang om deze maatregelen en afspraken duidelijk te beschrijven. Structureer de zaken en zorg dat iedereen erbij kan. Daarna is het essentieel dat dit ook wordt opgevolgd. De zaken beschrijven is één ding, maar het opvolgen hiervan is nog wel het belangrijkste.

Er is er veel winst te behalen door ook het ondersteunend personeel verantwoordelijkheid te geven. Advocaten zouden zich niet al te druk moeten maken of de intakechecklist is afgewerkt: als de ondersteuner dit doet, geeft dit ruimte en tijd voor de advocaat om zijn echte beroep als advocaat uit te oefenen. Tijdsbesparing in processen, bijvoorbeeld cliëntacceptatie, kan alleen doorgevoerd worden als iedereen erbij betrokken is.

Ook het beschrijven van de organisatie van het kantoor en de processen kan best lastig zijn. Waar begin je met schrijven? Het handboek van de NOvA en van Stichting Viadicte kunnen hierbij helpen en vormen een prima kapstok. Wil men echt werk maken van kwaliteitsmanagement, dan is het handboek van Stichting Viadicte een goede uitkomst: dit handboek is uitgebreider in de beschrijving van processen en kan na implementatie gebruikt worden voor eventuele certificering.

Ga aan de slag! Een goede kantoorvoering en plezierige werkomgeving maken een advocaat nog beter; handboeken zijn hier een uitstekend hulpmiddel voor. Uiteindelijk begint kwaliteit bij een kundig en integer persoon, daarna komt de rest.

Voor meer informatie over Stichting Viadicte en kwaliteitswaarborging in de advocatuur kunt u terecht op de site van Stichting Viadicte: www.viadicte.nl.